Comarch DMS - Elektroniczny Obieg Dokumentów
Comarch DMS (Document Management System) to narzędzie do elektronicznego obiegu dokumentów. System pozwala na digitalizację obszarów związanych z rejestracją, opisem, akceptacją i archiwizacją dokumentów (np. faktury, umowy), a także procesowanie niestandardowych dokumentów.
Pozwala na zoptymalizowanie przepływu informacji, dzięki czemu osoby pracujące w formie pracy zdalnej lub hybrydowej mają możliwość bieżącego dostępu do dokumentów, umów, faktur czy ewidencji delegacji. Elektroniczny obieg dokumentów daje natychmiastową informację o statusie spraw bieżących.
Elastyczna konfiguracja procesów
Wbudowany w system konfigurator procesów (platforma low-code) pozwala na dowolną edycję istniejących procesów (workflow), jak i budowę własnych obiegów dokumentów. Każdy proces składa się ze schematu oraz dowolnie zdefiniowanej karty obiegu czyli listy różnego typu pól, które są uzupełniane ręcznie lub automatycznie na poszczególnych krokach obiegu dokumentów w firmie. Konfigurator dostępny jest w intuicyjnej formie graficznej oraz z wykorzystaniem m.in. metody drag&drop .
Funkcjonalności Comarch DMS - automatyzacja procesów biznesowych
Elastyczność systemu DMS pozwala na wsparcie zarówno standardowych obiegów dokumentów jak i obsługę nietypowych procesów biznesowych. Dzięki temu użytkownik ma możliwość wykorzystania jednego systemu do usprawnienia procesów w wielu obszarach firmy. Jakie jeszcze korzyści daje Comarch DMS?
Oszczędność czasu i redukcja kosztów. Automatyzacja przyspieszająca np. przeszukiwanie dokumentów oraz redukcja kosztów związanych z drukowaniem, kserowaniem i fizycznym przechowywaniem dokumentów
Kompletna obsługa korespondencji firmy (z poziomu systemu i z poziomu aplikacji webowej).
Redukcja ryzyka utraty dokumentów i danych. Przechowywanie dokumentów w wersji cyfrowej zmniejsza ryzyko ich zniszczenia np. w wyniku pożaru czy innych nieprzewidzianych zdarzeń. Zminimalizowane jest również ryzyko błędu i nieścisłości dzięki elektronicznemu archiwum.
Mobilność i dostępność. Praca z firmowymi dokumentami i zadaniami jest możliwa z każdego miejsca dzięki pracy na aplikacjach mobilnych poprzez przeglądarkę www i aplikacji desktop. Pozwala na uniknięcie niepotrzebnych opóźnień w procesie. System wysyła również powiadomienia, dzięki którym użytkownik może w szybki sposób przejść do zadania, które otrzymał. Pozwala to na efektywniejsze zarządzanie czasem, szczególnie w kontekście pracy zdalnej i mobilnej.
Automatyzacja i optymalizacja procesów biznesowych. Automatyczne rozpoznawanie faktur (usługa OCR), automatyczne uzupełnianie danych na podstawie zdefiniowanych reguł,powiadomienia mobilne i mailowe, podpowiadanie kolejnych kroków w procesie i dostęp do pełnej historii procesów eliminuje błędy wynikające z ręcznego przetwarzania, a także przyspiesza realizację zadań.
Analiza realizowanych procesów. Rozszerzeniem informacji o bieżących oraz archiwalnych dokumentach i zadaniach są dostępne dla użytkowników poprzez wbudowany moduł raportowania, który pozwala na zaprezentowanie danych w postaci tabel, diagramów i wykresów. Dzięki temu w szybki sposób można przeanalizować zestawienia dotyczące konkretnych spraw.
Poprawa współpracy i komunikacji. Oprogramowanie DMS poprawia komunikację wewnątrz organizacji. Umożliwia pracownikom jednoczesny dostęp do dokumentów, co ułatwia współpracę nad projektami, a dzięki takim funkcjom jak komentowanie czy udostępnianie dokumentów pozwala na efektywniejszą wymianę informacji.
Poprawa bezpieczeństwa danych. Zastosowanie zaawansowanych mechanizmów szyfrowania, autoryzacji i kontroli dostępu chroni dokumenty przed nieautoryzowanym dostępem.
Współpraca z systemami ERP
Comarch DMS posiada wbudowaną integrację z systemami Comarch ERP: XL,