AI w systemach Comarch ERP coraz wyraźniej wpływa na codzienną pracę firm. Jeszcze niedawno korzystanie z ERP kojarzyło się przede wszystkim z wprowadzaniem danych, wyszukiwaniem dokumentów, przechodzeniem między modułami i generowaniem raportów.

Dzięki sztucznej inteligencji system może aktywniej wspierać użytkownika w codziennych zadaniach: pomagać w odnajdywaniu informacji, przetwarzaniu dokumentów i analizie danych, a także przejmować część powtarzalnych czynności.

Ten kierunek coraz wyraźniej widać także w rozwiązaniach Comarch ERP, które wykorzystują m.in. uczenie maszynowe, przetwarzanie obrazów i duże modele językowe.

Jak te możliwości przekładają się na codzienną pracę firm korzystających z ERP?

Comarch ChatERP: od wyszukiwania funkcji do rozmowy z systemem

Jedną z barier w korzystaniu z rozbudowanych systemów ERP jest znalezienie właściwej informacji lub funkcji. Użytkownik musi wiedzieć, gdzie szukać i jak dotrzeć do potrzebnych danych.

Sztuczna inteligencja pozwala podejść do pracy z systemem inaczej: zamiast szukać odpowiedniej ścieżki, użytkownik może po prostu opisać, czego potrzebuje.

Przykładem takiego rozwiązania jest Comarch ChatERP. Zamiast poruszać się wyłącznie po menu i modułach, użytkownik może formułować pytania oraz polecenia w codziennym języku. Asystent pomaga dotrzeć do danych, objaśnia działanie funkcji systemu i wspiera realizację wybranych operacji.

Z biznesowego punktu widzenia najważniejsza nie jest jednak sama możliwość „rozmawiania” z programem, lecz prostszy i bardziej intuicyjny dostęp do jego funkcji.

Gdy pytanie lub polecenie można sformułować zwykłym językiem, ERP staje się łatwiejszy w obsłudze także dla osób, które nie znają wszystkich jego możliwości.

Agenci AI Comarch, czyli krok dalej niż podpowiedzi

Asystent odpowiadający na pytania to tylko jeden ze sposobów wykorzystania AI. Kolejnym są agenci AI, projektowani do realizacji konkretnych zadań w procesach biznesowych.

Dobrze widać to na przykładzie Comarch ERP Optima, w którym działa pięciu agentów AI automatyzujących wybrane czynności księgowe oraz kadrowo-płacowe. Należą do nich m.in. Weryfikator e-Faktur, Kwalifikator kosztów, Kategoryzator dokumentów i Dekretator kosztów.

Różnicę między dotychczasowym sposobem pracy a podejściem wykorzystującym AI można ująć następująco:

• Model tradycyjny: „system przechowuje dane, a człowiek wykonuje operację”

• Model wspierany przez AI: „system analizuje sytuację, wykonuje lub sugeruje część pracy, a użytkownik zachowuje nad nią kontrolę”.

Taki podział ról pozwala wykorzystać automatyzację bez rezygnowania z wiedzy i odpowiedzialności użytkownika: system usprawnia przebieg procesu, a człowiek ocenia rezultat i rozstrzyga sytuacje wymagające decyzji biznesowej.

Sztuczna inteligencja w księgowości: mniej ręcznego wprowadzania danych

W typowym dniu pracy firma przetwarza faktury, zamówienia, dokumenty magazynowe czy wyciągi bankowe. Każdy z tych dokumentów zawiera dane, które trzeba prawidłowo rozpoznać i wprowadzić do systemu.

Właśnie w tym obszarze automatyzacja w ERP może ograniczyć ręczne wprowadzanie danych, zmniejszyć ryzyko pomyłek i przyspieszyć obieg informacji.

W rozwiązaniu Comarch OCR&KSeF dane z dokumentów są rozpoznawane i przenoszone do właściwych miejsc w systemie. Mechanizm może wspierać obsługę faktur, dokumentów magazynowych, zamówień, paragonów i wyciągów bankowych.

Rola AI nie kończy się jednak na odczytaniu dokumentu. Technologia może wspierać również kolejne etapy jego obsługi.

W Comarch ERP Optima Kwalifikator kosztów analizuje dane z faktury oraz historię wcześniejszych dokumentów danego dostawcy. Kategoryzator wspiera z kolei przypisanie dokumentu do odpowiedniej kategorii.

W efekcie potencjał AI wykracza poza samo „odczytanie faktury” i obejmuje także czynności wykonywane po zapisaniu dokumentu w systemie.

AI może zmienić sposób korzystania z danych w ERP

Systemy ERP gromadzą ogromne ilości informacji o bieżącej działalności firmy. Wyzwaniem nie zawsze jest więc brak danych, lecz szybkie dotarcie do tych, które są potrzebne w danym momencie.

W takiej sytuacji szczególnie przydatny jest interfejs oparty na języku naturalnym.

ChatERP może nie tylko wyszukiwać dane zgromadzone w systemie, ale również pomagać w ich analizie.

Dzięki temu AI może stać się dodatkową warstwą pomiędzy użytkownikiem a informacjami zgromadzonymi w ERP.

Zamiast zastanawiać się, gdzie znajduje się właściwy raport czy filtr, użytkownik zaczyna od tego, czego chce się dowiedzieć.

To pozornie niewielka zmiana, ale wpływa na sposób korzystania z systemu: użytkownik zaczyna od pytania biznesowego, a dopiero później przechodzi do danych i funkcji potrzebnych do znalezienia odpowiedzi.

AI w Comarch ERP XL: jakie ma zastosowanie?

Sztuczna inteligencja odgrywa coraz większą rolę także w rozwoju Comarch ERP XL.

W wersji webowej Comarch ERP XL mechanizmy oparte na AI mogą zyskać szersze zastosowanie. ChatERP może w tym modelu ułatwiać dostęp do funkcji i danych systemu, ponieważ użytkownik komunikuje swoje potrzeby w naturalnym języku.

Kierunek rozwoju jest wyraźny, ale dostępność konkretnych funkcji zależy od produktu, jego wersji i konfiguracji.

Dlatego przed planowaniem konkretnego zastosowania AI warto zweryfikować, jakie funkcjonalności są dostępne w używanej wersji Comarch ERP.

Czy AI oznacza ERP działający bez człowieka?

Niekoniecznie. Bardziej realny i użyteczny jest model, w którym system przejmuje zadania możliwe do zautomatyzowania, a użytkownik skupia się na czynnościach wymagających wiedzy biznesowej, oceny sytuacji i podejmowania decyzji.

W księgowości automatyzacja powinna działać pod nadzorem człowieka. System może przygotować propozycję lub wykonać część operacji, ale ostateczna ocena pozostaje po stronie użytkownika.

Widać to na przykładzie agentów w Comarch ERP Optima. Jeśli Kategoryzator dokumentów nie potrafi jednoznacznie przypisać kategorii, sygnalizuje to użytkownikowi zamiast samodzielnie narzucać decyzję.

To istotne szczególnie tam, gdzie wynik działania systemu może wpływać na procesy finansowe czy księgowe.

Najważniejsze pytanie: gdzie AI rzeczywiście może nam pomóc?

Dyskusja o sztucznej inteligencji często zaczyna się od możliwości samej technologii. W przypadku systemów ERP lepiej odwrócić tę kolejność i zacząć od potrzeb firmy.

Najpierw warto przyjrzeć się codziennej pracy zespołu i odpowiedzieć na kilka pytań:

• Które czynności wykonujemy wielokrotnie?

• Przy jakich zadaniach najwięcej czasu zajmuje wyszukiwanie informacji?

• Gdzie nadal ręcznie przepisujemy lub klasyfikujemy dane?

• Które procesy składają się z wielu prostych, powtarzalnych kroków?

Dopiero na tej podstawie można ocenić, które mechanizmy AI rzeczywiście usprawnią konkretny proces.

AI w ERP: mniej efektu „wow”, więcej praktycznego wsparcia

Najważniejsza zmiana związana ze sztuczną inteligencją w systemach ERP może być znacznie mniej spektakularna, niż sugeruje medialny obraz AI — za to bardziej odczuwalna w codziennej pracy.

Nie chodzi więc o system, który samodzielnie prowadzi firmę, ale o narzędzie wspierające ludzi tam, gdzie automatyzacja przyniesie największe korzyści.

Najbardziej praktyczne są rozwiązania, które pomagają szybciej znaleźć informacje, ograniczają ręczne przepisywanie danych, usprawniają obsługę dokumentów i przejmują drobne, lecz codziennie powtarzane czynności.

O wartości tych rozwiązań zdecyduje więc nie liczba funkcji oznaczonych jako AI, lecz to, czy rzeczywiście skrócą czas wykonywania powtarzalnych zadań, ułatwią pracę z informacjami i przyniosą firmie wymierne korzyści.

AI już jest częścią systemów ERP. Kluczowe pytanie brzmi więc: które elementy codziennej pracy warto dzięki niej uprościć jako pierwsze?