Decyzja zapadła: firma wdraża nowy system ERP.

Naturalnym odruchem jest chęć jak najszybszego przejścia do konkretów: konfiguracji, migracji danych czy integracji. Zanim jednak rozpoczną się właściwe prace, trzeba odpowiedzieć na znacznie ważniejsze pytanie:

Czy dokładnie wiemy, co chcemy wdrożyć i dlaczego?

Nie chodzi wyłącznie o wybrane moduły czy listę oczekiwanych funkcji. Trzeba ustalić, jak system ma wspierać procesy konkretnej organizacji, jakie problemy rozwiązać, jakie dane przetwarzać oraz jak powinien wyglądać docelowy sposób pracy.

Temu właśnie służy analiza przedwdrożeniowa.

Czym jest analiza przedwdrożeniowa?

Analiza przedwdrożeniowa to etap poprzedzający właściwe wdrożenie systemu, którego celem jest poznanie procesów biznesowych firmy, jej potrzeb i wymagań oraz określenie zakresu przyszłego rozwiązania. Pozwala ustalić, co ma zostać wdrożone, w jaki sposób system powinien wspierać procesy oraz jakie dodatkowe prace, integracje i migracje danych będą potrzebne.

To jednak nie tylko zbieranie wymagań.

Wyobraźmy sobie, że podczas warsztatu użytkownik mówi:

„W nowym systemie potrzebujemy możliwości ręcznej zmiany tej wartości”.

Można zapisać wymaganie i przejść dalej.

Można też zapytać:

„Dlaczego trzeba ją zmieniać ręcznie?”

I właśnie wtedy zaczyna się prawdziwa analiza.

Może się bowiem okazać, że potrzeba ręcznej ingerencji nie wynika ze specyfiki działalności firmy, ale z ograniczeń dotychczasowego systemu albo obecnego sposobu przepływu informacji.

Celem analizy nie jest więc stworzenie jak najdłuższej listy oczekiwań. Chodzi o zrozumienie rzeczywistych potrzeb biznesowych, które za nimi stoją.

Po co przeprowadza się analizę przedwdrożeniową?

Analizę przedwdrożeniową przeprowadza się po to, aby przed rozpoczęciem konfiguracji systemu określić potrzeby biznesowe, procesy, wymagania i zakres projektu. Dzięki temu klient oraz zespół wdrożeniowy mają wspólne rozumienie przyszłego rozwiązania i wiedzą, co powinno zostać zrealizowane w ramach wdrożenia.

W praktyce analiza pomaga:

1. poznać procesy biznesowe,
2. zidentyfikować rzeczywiste potrzeby użytkowników,
3. określić docelowy sposób realizacji procesów,
4. ustalić zakres wdrożenia,
5. rozpoznać wymagania funkcjonalne,
6. zidentyfikować potrzebne integracje i migracje,
7. ustalić, co można zrealizować standardowo, a gdzie potrzebne są dodatkowe rozwiązania,
8. stworzyć punkt odniesienia dla konfiguracji, testów i późniejszych zmian.

Najpierw proces, później system

System ERP nie funkcjonuje w próżni.

Sprzedaż jest powiązana z magazynem. Zakupy wpływają na zapasy i finanse. Dane wprowadzone przez jedną osobę są później wykorzystywane przez inne działy. Jeden proces staje się początkiem kolejnego.

Dlatego rozmowa o wdrożeniu nie powinna ograniczać się do pytań:

„Jakiego raportu potrzebujecie?”
„Jakie pole powinno znaleźć się na formularzu?”
„Jaką funkcję mamy dodać?”

Znacznie ważniejsze jest zrozumienie procesu jako całości:

• co go rozpoczyna,
• kto w nim uczestniczy,
• jakie dane są potrzebne,
• gdzie podejmowane są decyzje,
• jakie występują wyjątki,
• gdzie proces się kończy,
• z jakimi innymi procesami jest powiązany.

Dopiero kiedy rozumiemy sposób działania firmy, możemy świadomie zaprojektować sposób, w jaki będzie wspierał go ERP.

AS-IS i TO-BE: co oznaczają w analizie przedwdrożeniowej?

AS-IS opisuje sposób realizacji procesu obecnie, natomiast TO-BE określa jego docelowy przebieg po wdrożeniu nowego rozwiązania. Analiza obu perspektyw pozwala ustalić nie tylko, jak firma działa dzisiaj, ale przede wszystkim jak powinna działać po wdrożeniu ERP.

Ta druga część jest szczególnie ważna.

Nowy system nie powinien automatycznie stawać się cyfrową kopią wszystkich przyzwyczajeń organizacji.

Jeżeli jakaś czynność od lat wykonywana jest ręcznie, warto ustalić dlaczego. Jeśli pracownicy przepisują te same informacje pomiędzy kilkoma miejscami, trzeba sprawdzić, czy nadal jest to potrzebne. Jeżeli proces wymaga kilku kolejnych akceptacji, warto zastanowić się, z czego wynikają.

Dlatego podczas analizy nie pytamy wyłącznie:

„Jak robicie to dzisiaj?”

Pytamy również:

„Jak powinno to działać po wdrożeniu?”

Analiza przestaje być wtedy inwentaryzacją stanu obecnego. Staje się elementem projektowania przyszłego sposobu pracy.

Co powinna zawierać analiza przedwdrożeniowa?

Analiza przedwdrożeniowa powinna opisywać przede wszystkim cele wdrożenia, zakres projektu, procesy biznesowe, wymagania, założenia docelowego rozwiązania, potrzebne integracje oraz zagadnienia związane z danymi i ich migracją. Dokładny zakres dokumentacji zależy jednak od skali i charakteru konkretnego projektu.

Najważniejsze elementy to:

1. Cele biznesowe wdrożenia

Pierwsze pytanie powinno brzmieć: po co wdrażamy ERP?

Samo „uruchomienie nowego systemu” nie jest wystarczającym celem biznesowym. Trzeba ustalić, jakie procesy organizacja chce usprawnić i jakie problemy rozwiązać.

2. Zakres projektu

„Wdrażamy ERP” to jeszcze nie zakres. Nawet stwierdzenie „wdrażamy sprzedaż, magazyn i finanse” pozostawia wiele otwartych pytań.

Trzeba określić, jakie procesy, jednostki organizacyjne, scenariusze i wymagania znajdują się w projekcie oraz gdzie przebiegają jego granice.

3. Procesy AS-IS i TO-BE

Tam, gdzie zrozumienie obecnego sposobu pracy jest potrzebne do zaprojektowania rozwiązania, analizujemy stan AS-IS. Następnie określamy TO-BE, czyli sposób realizacji procesu po wdrożeniu.

4. Wymagania biznesowe i funkcjonalne

Wymagania powinny wynikać z konkretnych potrzeb i procesów. Nie powinny funkcjonować jako oderwana lista życzeń wobec nowego systemu.

5. Standardowe i dodatkowe rozwiązania

Analiza pozwala ustalić, które potrzeby można obsłużyć standardowymi możliwościami systemu, a które wymagają dodatkowego rozwiązania.

6. Integracje

Jeżeli w procesach uczestniczą inne aplikacje lub systemy, należy ustalić, jakie zależności pomiędzy nimi trzeba uwzględnić.

7. Dane i migracja

Warto określić, jakie dane będą potrzebne w przyszłym rozwiązaniu, skąd pochodzą oraz jaki zakres informacji będzie podlegał migracji.

8. Kluczowe założenia i decyzje projektowe

Ważne jest dokumentowanie nie tylko tego, co zostało ustalone, ale również kluczowych założeń stojących za decyzjami.

Analiza przedwdrożeniowa a zakres wdrożenia ERP

Jednym z najważniejszych rezultatów analizy przedwdrożeniowej jest precyzyjne określenie zakresu projektu ERP. Zakres powinien wskazywać procesy i scenariusze biznesowe objęte wdrożeniem, wymagania wobec rozwiązania oraz najważniejsze elementy potrzebne do jego realizacji.

Taki sposób definiowania projektu pozwala przejść od ogólnego:

„wdrażamy określony obszar”

do konkretnego:

„te procesy, scenariusze i wymagania są przedmiotem naszego projektu”.

To istotne zarówno dla zespołu wdrożeniowego, jak i dla klienta.

Standard ERP czy rozwiązanie dedykowane?

To jedno z kluczowych pytań pojawiających się podczas analizy.

Łatwo założyć:

„Skoro obecnie robimy to właśnie tak, nowy system również musi działać identycznie”.

Nie zawsze.

W pierwszej kolejności warto odpowiedzieć na trzy pytania:

1. Jaka jest rzeczywista potrzeba biznesowa?
2. Czy można ją zrealizować standardowymi możliwościami systemu?
3. Jeżeli nie, jakie dodatkowe rozwiązanie będzie uzasadnione?

Pytanie:

„Czy możemy to zaprogramować?”

powinno pojawić się dopiero po pytaniu:

„Czy rzeczywiście musimy to programować?”

Nie każda różnica pomiędzy starym sposobem pracy a nowym ERP jest przeszkodą. Czasami może być impulsem do uproszczenia procesu.

Dlaczego analiza procesów między działami jest tak ważna?

Każdy dział patrzy na proces ze swojej perspektywy.

Dla handlowca pewien proces może kończyć się po zatwierdzeniu zamówienia. Dla magazynu właśnie wtedy zaczyna się kolejny etap. Później informacje mogą być potrzebne logistyce, księgowości czy controllingowi.

ERP łączy wiele obszarów organizacji, dlatego szczególnej uwagi wymagają miejsca, w których jeden proces spotyka się z drugim.

Podczas analizy warto ustalić:

• kto tworzy informację,
• kto później z niej korzysta,
• gdzie znajduje się jej źródło,
• kto może ją zmieniać,
• jakie dane są wymagane w kolejnych etapach,
• które procesy są od siebie zależne.

Dzięki temu projektujemy nie tylko odrębne funkcje, ale cały przepływ informacji.

Jak analiza przedwdrożeniowa pomaga w testach ERP?

Analiza przedwdrożeniowa tworzy punkt odniesienia dla testów, ponieważ określa procesy, wymagania i założenia rozwiązania. Dzięki temu podczas testów można sprawdzić nie tylko działanie pojedynczych funkcji, ale przede wszystkim to, czy cały proces biznesowy może zostać prawidłowo przeprowadzony w systemie.

Można przedstawić to jako prosty ciąg:

1. potrzeba biznesowa,
2. proces,
3. wymaganie,
4. rozwiązanie,
5. test,
6. akceptacja.

Dzięki temu pytanie:

„Czy funkcja działa?”

zastępujemy ważniejszym:

„Czy rozwiązanie pozwala prawidłowo zrealizować proces od początku do końca?”

Analiza przedwdrożeniowa nie jest listą życzeń

Podczas warsztatów użytkownicy zgłaszają swoje oczekiwania. Ich wiedza jest niezbędna do poznania rzeczywistego sposobu działania organizacji.

Rolą konsultanta nie jest jednak wyłącznie zapisywanie kolejnych punktów.

Gdy użytkownik mówi: „Potrzebuję kolejnego raportu”, warto zapytać: „Jakiej informacji w nim szukasz i jaką decyzję podejmujesz na jej podstawie?”

Jeśli słyszymy: „Musi być dodatkowy przycisk”, warto ustalić: „Co chcesz dzięki niemu osiągnąć?”

A jeśli jedynym uzasadnieniem jest: „Zawsze tak robiliśmy”, warto zapytać: „Czy nadal musimy?”

Właśnie tutaj przebiega granica pomiędzy spisywaniem wymagań a rzeczywistym doradztwem wdrożeniowym.

Czy wymagania można zmienić po analizie przedwdrożeniowej?

Tak. Analiza przedwdrożeniowa nie oznacza, że wszystkie wymagania pozostaną niezmienne przez cały projekt. Dokumentacja tworzy przede wszystkim punkt odniesienia, który pozwala identyfikować późniejsze zmiany i oceniać, których procesów, wymagań oraz elementów rozwiązania dotyczą.

Wraz z postępem wdrożenia pojawia się nowa wiedza. Część wymagań może wymagać doprecyzowania, mogą też zmienić się decyzje biznesowe.

Dzięki wcześniejszej analizie wiadomo jednak, co zmieniło się względem pierwotnych ustaleń.

Ile trwa analiza przedwdrożeniowa?

Czas analizy przedwdrożeniowej zależy od zakresu projektu, liczby i złożoności procesów, struktury organizacji, liczby zaangażowanych obszarów oraz integracji. Dlatego nie istnieje jeden uniwersalny czas analizy odpowiedni dla każdego wdrożenia ERP.

Prosty projekt dotyczący ograniczonego obszaru i rozbudowane wdrożenie obejmujące wiele procesów wymagają innego zakresu pracy analitycznej.

Dlatego analiza powinna być planowana w odniesieniu do rzeczywistego zakresu projektu, a nie arbitralnej liczby dni.

Czy analiza przedwdrożeniowa musi być długa?

Nie. O jakości analizy przedwdrożeniowej nie decyduje liczba stron dokumentacji, ale jej użyteczność. Dobra analiza powinna jasno opisywać najważniejsze procesy, wymagania, zakres i założenia rozwiązania oraz umożliwiać zespołowi powrót do ustaleń podczas kolejnych etapów projektu.

Podczas wdrożenia dokumentacja powinna pomagać odpowiedzieć na pytania:

• co ustaliliśmy?
• jak miał przebiegać proces?
• czy dana funkcjonalność znajduje się w zakresie?
• z jakiej potrzeby wynika wymaganie?
• jakie rozwiązanie zostało przyjęte?

Jeżeli dokument pomaga znaleźć te odpowiedzi, spełnia swoją rolę.

Dlaczego analiza przedwdrożeniowa jest ważna?

Analiza przedwdrożeniowa jest ważna, ponieważ pozwala określić potrzeby, procesy, wymagania i zakres rozwiązania przed rozpoczęciem zasadniczych prac wdrożeniowych. Tworzy wspólny punkt odniesienia dla klienta i zespołu wdrożeniowego podczas projektowania rozwiązania, konfiguracji, testów oraz zarządzania późniejszymi zmianami.

Konfiguracja odpowiada na pytanie:

„Jak zbudować rozwiązanie?”

Analiza odpowiada na wcześniejsze:

„Jakiego rozwiązania właściwie potrzebujemy?”

I właśnie dlatego kolejność ma znaczenie.

Analiza przedwdrożeniowa ERP to fundament projektu

Dokumentacja jest potrzebna. Procesy i wymagania trzeba opisać, a kluczowe ustalenia uporządkować.

Sam dokument nie jest jednak najważniejszym rezultatem analizy.

Najważniejsze jest to, czy po jej zakończeniu klient i zespół wdrożeniowy potrafią podobnie odpowiedzieć na pytania:

• Co wdrażamy?
• Dlaczego to wdrażamy?
• Jakie procesy obejmuje projekt?
• Jak powinny wyglądać po wdrożeniu?
• Co możemy zrealizować standardowymi możliwościami ERP?
• Gdzie potrzebujemy dodatkowego rozwiązania?
• Jakie dane i integracje należy uwzględnić?

Jeżeli odpowiedzi są jasne, mamy solidny fundament do dalszych prac.

Jeżeli nie, rozpoczęcie konfiguracji nie rozwiąże problemu. Przesunie go jedynie na późniejszy etap.

Dlatego analiza przedwdrożeniowa ERP nie jest formalnością poprzedzającą właściwe wdrożenie. Jest jednym z jego fundamentów.

FAQ: najczęściej zadawane pytania o analizę przedwdrożeniową ERP

1. Co to jest analiza przedwdrożeniowa ERP?

Analiza przedwdrożeniowa ERP to etap przygotowujący firmę do wdrożenia systemu. Służy poznaniu procesów biznesowych, potrzeb użytkowników i wymagań oraz określeniu zakresu i założeń przyszłego rozwiązania.

2. Po co przeprowadza się analizę przedwdrożeniową ERP?

Analiza pozwala ustalić, czego firma rzeczywiście potrzebuje od nowego systemu. Porządkuje procesy, wymagania i zakres projektu oraz tworzy wspólny punkt odniesienia dla klienta i zespołu wdrożeniowego.

3. Co powinna zawierać analiza przedwdrożeniowa ERP?

Zakres analizy zależy od projektu, ale najczęściej obejmuje cele wdrożenia, procesy biznesowe, wymagania, zakres rozwiązania, integracje oraz zagadnienia związane z danymi i migracją. Powinna również dokumentować najważniejsze założenia i decyzje projektowe.

4. Jak przebiega analiza przedwdrożeniowa ERP?

Analiza polega przede wszystkim na poznaniu potrzeb firmy i jej procesów oraz przełożeniu ich na wymagania i założenia przyszłego rozwiązania. Ważną częścią są warsztaty z osobami, które znają procesy objęte wdrożeniem.

5. Kto powinien uczestniczyć w analizie przedwdrożeniowej?

W analizie powinny uczestniczyć osoby, które dobrze znają procesy objęte wdrożeniem, oraz przedstawiciele zespołu wdrożeniowego. Ważny jest udział nie tylko kadry zarządzającej, ale również pracowników posiadających praktyczną wiedzę o codziennej realizacji procesów.

6. Jak przygotować firmę do analizy przedwdrożeniowej?

Warto przede wszystkim określić cele projektu, wskazać kluczowe procesy i zaangażować osoby, które rzeczywiście je znają. Pomocne jest również zebranie istniejącej dokumentacji oraz informacji o obecnych systemach, integracjach i problemach, które firma chce rozwiązać.

7. Ile trwa analiza przedwdrożeniowa ERP?

Nie ma jednego uniwersalnego czasu trwania analizy. Zależy on m.in. od zakresu wdrożenia, liczby i złożoności procesów, liczby zaangażowanych obszarów oraz wymaganych integracji.

8. Ile kosztuje analiza przedwdrożeniowa ERP?

Koszt analizy zależy przede wszystkim od jej zakresu i złożoności projektu. Dlatego rzetelna wycena powinna wynikać z zakresu prac analitycznych, a nie z jednej uniwersalnej stawki dla każdego wdrożenia.