W księgowości wiele czynności powtarza się każdego dnia. Dane trzeba wprowadzić, dokument rozpoznać, operację bankową powiązać z rozrachunkiem, a dokument zadekretować zgodnie z przyjętymi zasadami.
I właśnie w takich zadaniach technologia może realnie odciążyć zespół.
Nie chodzi o zastąpienie księgowego systemem. Chodzi o coś znacznie bardziej praktycznego: ograniczenie ręcznej pracy tam, gdzie czynności są powtarzalne i mogą przebiegać według określonych reguł.
enova365 oferuje szereg mechanizmów, które mogą takie procesy wspierać. OCR, elektroniczne wyciągi bankowe, schematy księgowe, import danych czy obsługa procesów związanych z KSeF pozwalają ograniczyć część ręcznych operacji wykonywanych przez pracowników księgowości.
Przyjrzyjmy się, jak wygląda to w praktyce.
Na czym polega automatyzacja księgowości?
Automatyzacja księgowości polega na wykorzystaniu oprogramowania do realizacji powtarzalnych operacji, takich jak wprowadzanie danych z dokumentów, dekretacja, import informacji czy przetwarzanie operacji bankowych według określonych reguł.
Najłatwiej zobaczyć to na przykładzie dokumentu.
Jeżeli dane z faktury trzeba ręcznie przepisać do systemu, następnie odpowiednio sklasyfikować dokument i przygotować go do dalszego księgowania, pracownik wykonuje wiele następujących po sobie operacji.
Jeśli część danych może zostać pobrana lub rozpoznana automatycznie, a system potrafi zastosować przygotowane wcześniej reguły, rola użytkownika może przesunąć się z ręcznego wprowadzania informacji w kierunku ich kontroli oraz obsługi sytuacji wymagających uwagi.
Jakie funkcje enova365 mogą w tym pomóc?
1. OCR faktur i dokumentów: mniej ręcznego przepisywania danych
Jednym z najbardziej oczywistych obszarów do automatyzacji jest ręczne przepisywanie informacji z dokumentów.
Integracja OCR w enova365 umożliwia rozpoznawanie tekstu w zeskanowanych dokumentach i przekształcanie go w dane przeznaczone do dalszego przetwarzania w systemie.
Mechanizm może być wykorzystywany między innymi w przypadku faktur, umów i innych dokumentów. Obsługuje pliki PDF i JPEG oraz przetwarzanie dokumentów wsadowych.
Co OCR zmienia w codziennej pracy księgowości?
Przede wszystkim ogranicza konieczność ręcznego przepisywania informacji.
Zamiast odczytywać dane z dokumentu i ponownie wprowadzać je do systemu, można wykorzystać informacje rozpoznane automatycznie.
OCR może również współpracować z systemem zarządzania dokumentami oraz procesami Workflow. Po rozpoznaniu treści na jej podstawie może zostać utworzony dokument w DMS i skierowany do określonego procesu, na przykład weryfikacji lub akceptacji.
Automatyzacja nie musi więc kończyć się na samym odczytaniu faktury.
Rozpoznanie danych może być początkiem dalszego cyfrowego obiegu dokumentu.
Warto przy tym pamiętać, że OCR jest licencjonowany jako integracja. Dostępność rozwiązania należy więc uwzględnić przy ustalaniu zakresu wdrożenia.
2. Elektroniczne wyciągi bankowe: automatyczne dopasowanie wpłat i należności
Drugim obszarem, w którym występuje wiele powtarzalnych operacji, jest obsługa wyciągów bankowych.
Elektroniczne Wyciągi Bankowe pozwalają importować wyciągi do enova365. System może automatycznie identyfikować operacje bankowe, rozpoznawać kontrahentów na podstawie numeru rachunku oraz parować wpłaty z należnościami.
Z perspektywy księgowości oznacza to możliwość ograniczenia części ręcznej pracy związanej z analizowaniem kolejnych pozycji i wyszukiwaniem odpowiadających im rozrachunków.
Matryce dla powtarzalnych operacji bankowych
W enova365 można również definiować matryce dla określonych typów wpłat i wypłat.
Pozwala to wykorzystywać przygotowane wcześniej zasady przy obsłudze powtarzających się operacji.
Wśród możliwości tego rozwiązania znajdują się między innymi:
import wyciągów,
obsługa wielu ewidencji,
automatyczne parowanie rozrachunków,
definiowalne matryce operacji,
przygotowanie danych do księgowania.
Elektroniczne Wyciągi Bankowe są dodatkowo licencjonowanym modułem, dlatego warto uwzględnić tę funkcjonalność już podczas określania zakresu rozwiązania.
3. Schematy księgowe: automatyczna dekretacja powtarzalnych dokumentów
Kolejnym obszarem automatyzacji jest samo księgowanie.
enova365 pozwala wykorzystywać schematy księgowe oraz matryce dokumentów. Przygotowane wzorce mogą być następnie używane przez system podczas dekretacji dokumentów.
Ma to szczególne znaczenie wszędzie tam, gdzie organizacja regularnie przetwarza powtarzające się rodzaje dokumentów.
Zamiast za każdym razem wykonywać podobną operację od początku, można wykorzystać ustalone wcześniej reguły.
To jedna z najważniejszych zasad automatyzacji:
Jeżeli czynność jest powtarzalna, a sposób jej wykonania można jednoznacznie opisać, warto sprawdzić, czy część pracy może przejąć system.
Nie oznacza to oczywiście automatyzowania wszystkiego. Kluczowe pozostają prawidłowo przygotowane reguły oraz odpowiedni sposób weryfikacji procesu.
4. Import danych: po co drugi raz wprowadzać te same informacje?
Automatyzacja nie zawsze musi oznaczać skomplikowane mechanizmy.
Czasami duże znaczenie ma już samo wyeliminowanie sytuacji, w której te same dane są ponownie wprowadzane do kolejnego systemu lub bazy.
enova365 umożliwia import i eksport danych księgowych.
Import może obejmować różne rodzaje dokumentów i informacji, w tym między innymi:
dokumenty zakupowe i sprzedażowe wraz z płatnościami,
dokumenty magazynowe,
raporty kasowo-bankowe,
polecenia księgowania,
faktury wewnętrzne,
opisy analityczne.
Może mieć to szczególne znaczenie w organizacjach, w których działalność handlowa lub operacyjna oraz księgowość korzystają z różnych baz.
Zamiast ponownie wprowadzać informacje ręcznie, można przekazać odpowiednie dane do księgowości poprzez import.
Warto więc przyjrzeć się własnym procesom i zadać proste pytanie:
Które informacje w naszej organizacji wprowadzamy więcej niż jeden raz?
Odpowiedź może wskazać jeden z pierwszych obszarów, które warto usprawnić.
5. KSeF: automatyzacja pracy z fakturami
Krajowy System e-Faktur tworzy kolejny obszar, w którym system ERP może przejmować część powtarzalnych operacji.
enova365 obsługuje komunikację z KSeF, w tym wysyłanie i odbieranie faktur. System może automatycznie sprawdzać dostępność nowych faktur zakupowych w KSeF i wprowadzać je do obiegu dokumentów.
enova365 monitoruje także status dokumentu w KSeF i cyklicznie odpytuje API o jego status. Jeśli nie otrzyma odpowiedzi, ponawia próby.
W praktyce oznacza to, że część technicznych czynności związanych z przepływem dokumentów pomiędzy systemem ERP a KSeF nie musi być każdorazowo wykonywana ręcznie przez użytkownika.
Masowa wysyłka faktur do KSeF
Przy większej liczbie dokumentów znaczenie ma również możliwość pracy z fakturami w paczkach.
enova365 umożliwia przygotowywanie paczek dokumentów przeznaczonych do KSeF. Wysyłka może być uruchamiana ręcznie lub automatycznie za pomocą Harmonogramu zadań.
W ramach obsługi paczek system realizuje komunikację z KSeF obejmującą wysłanie dokumentów, pobranie numeru KSeF oraz pozyskanie UPO.
Dzięki temu przy większej liczbie faktur nie trzeba traktować każdej wysyłki jako całkowicie odrębnej operacji.
6. Automatyzacja księgowości to nie jedna funkcja
To jeden z najważniejszych wniosków.
Gdy mówimy „automatyzacja księgowości”, łatwo wyobrazić sobie jedną spektakularną funkcję, która wykonuje znaczną część pracy.
W praktyce potencjał tkwi często w łączeniu kilku mechanizmów w jeden uporządkowany proces.
Dokument może zostać rozpoznany przez OCR i przekazany do dalszego obiegu. Powtarzalne operacje księgowe mogą następnie wykorzystywać przygotowane schematy. Dane bankowe mogą trafiać do systemu i być kojarzone z rozrachunkami.
W ten sposób nie automatyzujemy wyłącznie pojedynczej czynności. Usprawniamy przepływ informacji pomiędzy kolejnymi etapami procesu.
Dlatego przy wdrożeniu warto zadać nie tylko pytanie:
„Jakie funkcje automatyczne ma system?”
Znacznie ciekawsze będzie:
„Które czynności w naszym procesie są dzisiaj wykonywane ręcznie i powtarzalnie?”
Dopiero wtedy można zestawić potrzeby organizacji z odpowiednimi funkcjami enova365.
7. Nie wszystko trzeba automatyzować
Automatyzacja nie powinna być celem samym w sobie.
To, że dana czynność może zostać zautomatyzowana, nie oznacza jeszcze, że w każdej firmie warto zrobić to dokładnie w taki sam sposób.
Najpierw należy zrozumieć:
jak przebiega obecny proces,
które czynności są powtarzalne,
jakie reguły można ustandaryzować,
gdzie potrzebna jest kontrola użytkownika,
jakie wyjątki występują w procesie,
jakich danych potrzebuje system.
Dopiero wtedy można świadomie określić, gdzie automatyzacja rzeczywiście odpowiada potrzebom organizacji.
To ważne z perspektywy wdrożeniowej.
System dostarcza narzędzia. O ich wartości decyduje sposób, w jaki zostaną wykorzystane w konkretnym procesie.
Jakie czynności księgowe można automatyzować w enova365?
Wśród funkcji enova365 pozwalających ograniczyć część powtarzalnej, ręcznej pracy znajdują się między innymi:
- rozpoznawanie danych z dokumentów przez OCR,
- tworzenie dokumentów w DMS i kierowanie ich do procesów Workflow,
- import wyciągów bankowych,
- automatyczne parowanie wpłat z należnościami,
- wykorzystywanie matryc dla powtarzalnych operacji bankowych,
- automatyczna dekretacja z wykorzystaniem schematów księgowych,
- import danych księgowych,
- automatyczne pobieranie faktur z KSeF,
- monitorowanie statusów dokumentów w KSeF,
- obsługa paczek dokumentów wysyłanych do KSeF.
Nie każda firma będzie potrzebowała wszystkich tych mechanizmów.
Zakres automatyzacji warto dopasować do procesów organizacji, liczby przetwarzanych dokumentów, sposobu przepływu informacji oraz czynności, które obecnie najbardziej angażują pracowników.
Automatyzacja księgowości: mniej rutyny, więcej kontroli
Automatyzacja nie oznacza, że system „robi księgowość za księgowego”. Jej rola jest znacznie bardziej praktyczna.
Jeżeli powtarzalna czynność może przebiegać według jasno określonych zasad, warto sprawdzić, czy część związanej z nią pracy może wykonywać system.
OCR może ograniczać ręczne przepisywanie danych. Elektroniczne wyciągi bankowe wspierają obsługę operacji i rozrachunków. Schematy księgowe pozwalają automatyzować dekretację, a integracja z KSeF może przejąć część technicznych operacji związanych z przepływem faktur.
Z punktu widzenia wdrożenia najważniejsza pozostaje jednak właściwa kolejność.
Najpierw poznajemy proces. Następnie wskazujemy powtarzalne czynności i miejsca, w których pracownicy ręcznie przenoszą lub przetwarzają dane. Dopiero później dobieramy funkcje systemu, które mogą wesprzeć konkretny sposób pracy.
Bo dobrze zaprojektowana automatyzacja nie zabiera księgowemu kontroli. Zabiera mu rutynę.
Chcesz zautomatyzować procesy księgowe w swojej firmie?
Nie każda organizacja potrzebuje tych samych mechanizmów automatyzacji. Dlatego przed wyborem konkretnych funkcji warto przyjrzeć się procesom, przepływowi dokumentów i czynnościom, które najbardziej angażują zespół.
Chcesz sprawdzić, które procesy księgowe w Twojej firmie można usprawnić z wykorzystaniem enova365? Porozmawiaj z naszym zespołem o możliwościach automatyzacji i dopasowaniu rozwiązania do potrzeb Twojej organizacji.
Zapraszamy na bezpłatną konsultację.
FAQ: automatyzacja księgowości w enova365
Co można zautomatyzować w księgowości enova365?
enova365 udostępnia mechanizmy automatyzacji obejmujące między innymi dekretację dokumentów, import danych, obsługę elektronicznych wyciągów bankowych, OCR, Workflow oraz wybrane procesy związane z KSeF.
Czy enova365 ma OCR faktur?
Tak. Integracja OCR pozwala rozpoznawać tekst w zeskanowanych dokumentach, w tym fakturach, oraz przekształcać go w dane do dalszego przetwarzania. OCR może współpracować z DMS i procesami Workflow.
Czy enova365 automatycznie rozlicza wyciągi bankowe?
Elektroniczne Wyciągi Bankowe umożliwiają automatyczną identyfikację operacji, rozpoznawanie kontrahentów na podstawie numeru rachunku oraz parowanie wpłat z należnościami.
Czy w enova365 można automatycznie dekretować dokumenty?
Tak. enova365 wykorzystuje między innymi schematy księgowe i matryce dokumentów do automatyzacji ewidencji oraz dekretacji powtarzalnych operacji.
Czy enova365 integruje się z KSeF?
Tak. System obsługuje wysyłanie i odbieranie faktur z KSeF oraz funkcje związane z automatycznym pobieraniem dokumentów, monitorowaniem ich statusów i obsługą wysyłki paczek faktur.
Czy OCR jest dostępny standardowo w enova365?
OCR jest licencjonowany jako integracja. Jego wykorzystanie należy więc uwzględnić podczas określania zakresu rozwiązania.
Czy Elektroniczne Wyciągi Bankowe wymagają dodatkowej licencji?
Tak. Elektroniczne Wyciągi Bankowe są dodatkowo licencjonowanym modułem.
Od czego zacząć automatyzację księgowości?
Najlepiej od analizy obecnych procesów. W pierwszej kolejności warto wskazać czynności wykonywane często, ręcznie i według powtarzalnych zasad, a następnie sprawdzić, które funkcje systemu mogą je usprawnić.
Artykuł przygotowano na podstawie materiałów produktowych i dokumentacji systemu enova365 udostępnianych przez Soneta sp. z o.o.