Dodatki i rozszerzenia enova365 pomagają automatyzować powtarzalne zadania, ograniczać ręczne przepisywanie danych i usprawniać obieg dokumentów. Dzięki nim system ERP może lepiej odpowiadać na codzienne potrzeby użytkowników — od obsługi wniosków pracowniczych po wymianę danych z innymi aplikacjami.
Odpowiednio dobrane funkcje enova365 mogą przejąć część takich czynności i odciążyć pracowników.
enova365 można rozwijać o moduły dodatkowe, pulpity samoobsługowe, rozszerzenia i integracje. Do dostępnych rozwiązań należą m.in. Harmonogram Zadań, Integracja OCR, Pulpit Pracownika, e-Podpis Konektor, WebAPI oraz Workflow. Rolą firmy wdrożeniowej jest nie tylko uruchomienie wybranych funkcji, lecz przede wszystkim dopasowanie ich konfiguracji do procesów, danych i sposobu pracy użytkowników.
Nie chodzi jednak o to, żeby uruchomić jak najwięcej dodatkowych funkcji. Znacznie ważniejsze jest znalezienie tych miejsc, w których technologia rzeczywiście może odciążyć użytkownika.
Przyjrzyjmy się kilku przykładom.
Automatyzacja powtarzalnych zadań w enova365
Raport do przygotowania na koniec okresu. Aktualizacja kursów walut. Powiadomienie do wysłania. Kopia zapasowa bazy danych.
W firmach nie brakuje czynności, które powtarzają się regularnie i powinny być wykonywane w określonym czasie. Jeżeli pracownik musi za każdym razem o nich pamiętać, rośnie jego obciążenie, a wraz z nim ryzyko przeoczenia zadania.
Harmonogram Zadań w codziennej pracy
W enova365 można wykorzystać w takich przypadkach Harmonogram Zadań.
Pozwala on definiować czynności uruchamiane w określonym czasie lub po wystąpieniu konkretnego zdarzenia. Wśród zastosowań producent wymienia m.in. generowanie raportów, wysyłanie powiadomień, aktualizację kursów walut, import danych z innych systemów, wykonywanie kopii zapasowych czy weryfikację danych RCP z nieobecnościami.
Jakie czynności warto automatyzować?
Warto przyjrzeć się przede wszystkim operacjom, które użytkownicy wykonują regularnie według powtarzalnego schematu.
Jeśli pracownik za każdym razem musi pamiętać o uruchomieniu tej samej czynności, warto sprawdzić, czy może ją wykonać system.
Zamiast zastanawiać się, jak zrobić coś szybciej, dobrze jest więc najpierw zadać inne pytanie: czy użytkownik w ogóle musi robić to ręcznie?
Integracja OCR w enova365: mniej ręcznego przepisywania danych
Ręczne wprowadzanie informacji z dokumentów trudno uznać za najlepsze wykorzystanie czasu pracownika, szczególnie gdy podobnych dokumentów jest dużo.
Jak OCR wspiera pracę z dokumentami?
enova365 oferuje Integrację OCR, która umożliwia rozpoznawanie tekstu w zeskanowanych dokumentach i przekształcanie go w dane przeznaczone do dalszego przetwarzania.
Rozwiązanie obsługuje formaty PDF i JPEG, przetwarzanie dokumentów wsadowych oraz automatyczne tworzenie dokumentów w DMS. Producent wskazuje również wymaganą minimalną rozdzielczość 300 dpi.
Z punktu widzenia użytkownika oznacza to, że obsługa dokumentu nie musi zaczynać się od ręcznego przepisywania znajdujących się na nim informacji.
OCR i Workflow — co dzieje się z odczytanym dokumentem?
Samo odczytanie danych to nie wszystko. Rozpoznane przez OCR dokumenty mogą zostać przekazane do zdefiniowanych procesów Workflow, między innymi do weryfikacji, akceptacji lub dalszego obiegu.
Dzięki temu OCR może być elementem szerszego procesu obsługi dokumentów w enova365, a nie osobnym narzędziem funkcjonującym poza nim.
Pulpit Pracownika enova365: sprawy kadrowe online
Pracownik chce sprawdzić pozostały limit urlopu. Potrzebuje informacji o wynagrodzeniu. Chce złożyć wniosek urlopowy albo sprawdzić jego status.
Pojedyncze pytanie nie jest problemem. Przy większej liczbie pracowników podobne sprawy mogą jednak regularnie angażować dział HR.
Co umożliwia Pulpit Pracownika enova365?
Pulpit Pracownika enova365 zapewnia pracownikom dostęp do własnych danych kadrowych i elektronicznego obiegu wniosków.
Umożliwia m.in. sprawdzanie limitu i historii urlopów, składanie oraz śledzenie wniosków urlopowych, podgląd czasu pracy i nadgodzin, sprawdzanie terminów badań i szkoleń BHP, przeglądanie informacji o wynagrodzeniu oraz drukowanie pasków wypłaty i raportów.
Pracownik może również składać wnioski dotyczące zmiany określonych danych, m.in. danych osobowych, podatkowych oraz numeru rachunku bankowego.
Więcej samoobsługi, mniej prostych zapytań do HR
Część codziennych spraw kadrowych pracownik może więc załatwić samodzielnie zamiast każdorazowo zwracać się do działu HR.
Pulpit pozwala na elektroniczne składanie i śledzenie wniosków oraz dostęp do informacji bez angażowania działu kadr w ich każdorazowe udostępnianie.
Jest to dobry przykład rozwiązania, które przenosi część prostych czynności bezpośrednio do użytkownika, którego dotyczą.
e-Podpis Konektor: podpisywanie dokumentów w enova365
Firma może mieć dobrze zorganizowany elektroniczny obieg dokumentów, a mimo to podczas procesu pojawia się etap wymagający podpisu.
Dokument trzeba przekazać odpowiednim osobom, sprawdzić jego status, a później zachować podpisaną wersję.
Jak działa e-Podpis Konektor?
e-Podpis Konektor integruje enova365 z platformą Autenti. Rozwiązanie pozwala wysyłać dokumenty do podpisu, monitorować ich status oraz automatycznie odbierać podpisane pliki. Można również wskazać wielu podpisujących oraz określić kolejność składania podpisów.
Producent wśród przykładów dokumentów wymienia m.in. umowy z kontrahentami i pracownikami, świadectwa pracy, PIT-11 oraz dokumenty księgowe.
Podpis jako część elektronicznego obiegu dokumentów
e-Podpis Konektor współpracuje również z Workflow enova365. Według producenta Workflow może zarządzać wysyłką dokumentów i monitorowaniem ich statusów, a po zakończeniu procesu automatycznie zapisać podpisany plik w kartotece dokumentu.
Dzięki temu etap podpisu może pozostać częścią elektronicznego obiegu dokumentu.
WebAPI: integracja z innymi systemami
ERP często jest jednym z kilku rozwiązań informatycznych używanych przez organizację.
Obok niego mogą funkcjonować sklepy internetowe, systemy logistyczne czy narzędzia analityczne. Producent wymienia takie rozwiązania jako przykłady aplikacji zewnętrznych, z którymi dane mogą być wymieniane za pomocą WebAPI.
WebAPI umożliwia zewnętrznym aplikacjom pobieranie, wysyłanie oraz aktualizowanie danych w enova365.
Z punktu widzenia biznesowego ważne jest przede wszystkim to, że ERP może wymieniać informacje z innymi wykorzystywanymi przez firmę aplikacjami.
Kiedy warto zintegrować systemy?
Dobrym momentem, aby rozważyć integrację enova365 z innymi systemami, jest sytuacja, w której użytkownicy regularnie przenoszą te same informacje pomiędzy ERP a inną aplikacją.
Nie oznacza to jednak, że każdy taki przypadek można rozwiązać w identyczny sposób. Zakres integracji powinien wynikać z konkretnego procesu, danych, które mają być wymieniane, oraz możliwości systemów, które mają ze sobą współpracować.
Workflow enova365: automatyzacja całych procesów
Automatyzacja pojedynczej czynności to jedno. Innym wyzwaniem jest sytuacja, w której dokument lub zadanie przechodzi przez kilka etapów i angażuje różne osoby.
W takich procesach warto przyjrzeć się możliwościom Workflow enova365.
Od pojedynczej czynności do uporządkowanego obiegu
Workflow umożliwia definiowanie procedur i ścieżek decyzyjnych, automatyzację elektronicznego obiegu dokumentów oraz obsługę zadań i powiadomień w enova365.
Producent wskazuje jego wykorzystanie m.in. przy obiegu wniosków kadrowych, dokumentów kosztowych, obsłudze zastępstw pracowników i operatorów oraz przekazywaniu użytkownikom informacji o oczekujących zadaniach.
Jak Workflow łączy funkcje enova365?
Workflow może współpracować z innymi funkcjami systemu. W oficjalnym opisie wymieniono m.in. Harmonogram Zadań, e-podpis oraz automatyczne akcje.
Dzięki temu, analizując automatyzację procesów w enova365, warto spojrzeć nie tylko na pojedynczą czynność, lecz także na cały proces, którego jest ona częścią.
Jak dobrać dodatki i rozszerzenia enova365 do potrzeb firmy?
Przy rozwoju systemu ERP łatwo rozpocząć rozmowę od pytania: „Co jeszcze możemy uruchomić w enova365?” Lepiej odwrócić tę kolejność. Najpierw warto przyjrzeć się codziennej pracy użytkowników:
Które dane nadal przepisują ręcznie?
O jakich powtarzalnych zadaniach muszą pamiętać?
Które proste sprawy wymagają zaangażowania działu HR?
Które dokumenty wymagają dodatkowej obsługi na etapie podpisu?
Gdzie informacje są ręcznie przenoszone pomiędzy różnymi aplikacjami?
Które procesy wymagają przekazywania dokumentów lub zadań pomiędzy kolejnymi osobami?
Dopiero wtedy można zastanowić się, czy rozwiązaniem będzie odpowiednia konfiguracja wykorzystywanego systemu, rozszerzenie, pulpit, integracja czy Workflow.
Dobór rozwiązania warto poprzedzić analizą procesów. Podczas konsultacji identyfikujemy czynności wykonywane ręcznie, miejsca powstawania opóźnień oraz dane przenoszone pomiędzy systemami. Na tej podstawie określamy zakres konfiguracji, integracji lub dodatkowych modułów enova365 i planujemy wdrożenie odpowiadające rzeczywistym potrzebom organizacji.
Jak wykorzystać więcej możliwości enova365?
Dodatki i rozszerzenia enova365 wspierają różne obszary pracy: Harmonogram Zadań automatyzuje czynności cykliczne, Integracja OCR odczytuje dane z dokumentów, a Pulpit Pracownika usprawnia samoobsługę kadrową. e-Podpis Konektor włącza podpis elektroniczny do obiegu dokumentów, WebAPI łączy ERP z aplikacjami zewnętrznymi, natomiast Workflow pomaga organizować i automatyzować wieloetapowe procesy.
Nie każda firma będzie potrzebować wszystkich tych rozwiązań.
Dlatego rozwój enova365 warto zacząć od znalezienia miejsc, w których użytkownicy wykonują powtarzalne czynności, a system może przejąć część tej pracy.
Dobrze dopasowany ERP nie powinien dokładać użytkownikowi kolejnych obowiązków. Powinien pomagać ograniczać ich liczbę.
Chcesz sprawdzić, które dodatki, moduły i rozszerzenia enova365 najlepiej usprawnią procesy w Twojej firmie? Umów konsultację z naszym zespołem. Przeanalizujemy powtarzalne zadania, obieg dokumentów i potrzeby użytkowników, a następnie wskażemy rozwiązania, które warto uwzględnić w konfiguracji lub rozwoju systemu.
Źródło: opracowanie na podstawie materiałów producenta systemu enova365.