Powrót pracownika z podróży nie kończy obsługi delegacji. Pozostają rachunki, diety, ryczałty, rozliczenie zaliczki i księgowanie kosztów. Przy wyjazdach zagranicznych trzeba uwzględnić także wydatki w obcych walutach.
Moduł Delegacje Służbowe w enova365 wspiera obsługę podróży krajowych i zagranicznych – od rejestracji polecenia wyjazdu, przez rozliczenie kosztów, po automatyczne księgowanie. Pozwala również automatycznie wyliczać diety i ryczałty, ograniczając ręczne kalkulacje.
Jak wykorzystać te możliwości w firmie? Warto przyjrzeć się całemu procesowi: sposobowi przekazywania dokumentów, zadaniom pracowników i wymaganiom księgowości.
Jak działa rozliczanie delegacji w enova365?
W enova365 można ewidencjonować polecenia wyjazdu służbowego i pracowników odbywających delegacje, przygotowywać wydruki dokumentów, rozliczać koszty oraz automatycznie księgować rozliczenia.
System obejmuje więc nie tylko naliczanie należności, lecz także kolejne etapy obsługi podróży służbowej.
Przed wdrożeniem ustal, kto wprowadza dane, kto przekazuje rachunki, a kto weryfikuje rozliczenie. Taki podział zadań pomoże określić wymagania wobec rozwiązania.
Diety i ryczałty – mniej ręcznych obliczeń
enova365 automatycznie oblicza diety dla wyjazdów krajowych i zagranicznych na podstawie aktualnych stawek. Uwzględnia także ryczałty za noclegi i dojazdy. W module dostępne są tabele stawek diet oraz tabela państw z limitami noclegowymi.
Automatyczne naliczanie należności ogranicza zakres ręcznych obliczeń. Nie zastępuje jednak weryfikacji danych – dlatego warto jasno określić, kto odpowiada za ich wprowadzenie i sprawdzenie.
Rozliczanie kosztów delegacji krajowych i zagranicznych
Dieta jest tylko częścią rozliczenia. Pracownik może otrzymać zaliczkę, dostarczyć rachunki za poniesione wydatki lub płacić w obcej walucie.
Rachunki i zaliczki pracownicze
Moduł Delegacje Służbowe umożliwia rejestrowanie rachunków krajowych i zagranicznych oraz rozliczanie zaliczek pracowniczych.
Jeśli Twoja firma wypłaca zaliczki na wyjazdy, uwzględnij ich obsługę w analizie przedwdrożeniowej. Przykładowe rozliczenie ułatwi omówienie oczekiwanego sposobu pracy.
Koszty podróży w walutach obcych
enova365 umożliwia przeliczanie kosztów poniesionych w walutach obcych według kursów walut. Moduł udostępnia także tabele diet zagranicznych i limitów noclegowych potrzebne przy rozliczaniu takich podróży.
Podczas prezentacji rozwiązania warto przeanalizować delegację obejmującą kilka rachunków, zaliczkę i wydatki walutowe. Pozwoli to sprawdzić sposób obsługi sytuacji występujących w Twojej firmie.
Automatyczne księgowanie rozliczeń delegacji
Rozliczenie podróży nie kończy się na zebraniu wydatków i naliczeniu diet. Kolejnym etapem jest ujęcie kosztów w księgowości.
enova365 umożliwia automatyczne księgowanie kosztów i rozliczeń delegacji.
Wymagania księgowości warto więc omówić już podczas analizy przedwdrożeniowej. Dzięki temu oczekiwany sposób księgowania można uwzględnić przy ustalaniu zakresu konfiguracji.
Dokumenty kosztowe w Pulpicie Pracownika
enova365 umożliwia powiązanie dokumentu „Zgłoszenie zakupu” z kosztem delegacji służbowej. Funkcja jest dostępna w obszarze Delegacje służbowe PWS oraz w Pulpicie Pracownika.
W Pulpicie Pracownika można wskazać taki dokument i uzupełnić dane identyfikujące dokument kosztowy, na przykład numer KSeF lub opis.
Jeśli pracownicy mają uczestniczyć w elektronicznej obsłudze kosztów podróży, ustal z partnerem wdrożeniowym ich zadania oraz oczekiwany obieg dokumentów.
Wdrożenie enova365 – jak określić potrzeby firmy?
Moduł Delegacje Służbowe warto rozważyć, jeśli chcesz ograniczyć ręczne obliczenia i rozliczać podróże w systemie ERP. Zacznij od przeglądu obecnego procesu:
Które czynności wymagają najwięcej pracy?
Jak dokumenty trafiają do rozliczenia?
Czy występują zaliczki i wydatki walutowe?
Kto odpowiada za weryfikację danych?
Jakie wymagania ma księgowość?
Czy potrzebny jest dodatkowy obieg akceptacji?
Najpierw określ, co chcesz usprawnić, a następnie dobierz zakres rozwiązania. Odpowiedzi na te pytania ułatwią rozmowę o konfiguracji, zadaniach użytkowników i wymaganiach licencyjnych.
Delegacje Służbowe są licencjonowane jako moduł podstawowy.
Dobierz obsługę delegacji do swojej firmy
O wyborze rozwiązania powinna decydować nie tylko lista funkcji, ale też sposób obsługi dokumentów, zasady rozliczania i podział odpowiedzialności w firmie.
Chcesz usprawnić rozliczanie delegacji służbowych? Porozmawiaj z nami o potrzebach swojej firmy. Omówimy obecny proces i pomożemy dobrać zakres enova365 do pracy osób obsługujących podróże oraz księgowości.
Źródło: opracowanie na podstawie materiałów producenta systemu enova365.