Organizacja szkoleń to znacznie więcej niż ustalenie terminu zajęć. Trzeba zaplanować grupy, wykładowców i sale, zadbać o obsługę uczestników, rozliczenia oraz dokumentację. Przy większej liczbie zajęć zarządzanie tymi informacjami w oddzielnych arkuszach i aplikacjach może stawać się coraz bardziej skomplikowane.
Moduł Szkolenia enova365 pozwala uporządkować kolejne etapy procesu szkoleniowego w jednym systemie. Obejmuje m.in. rejestrację uczestników, planowanie zajęć, rozliczenia finansowe, generowanie zaświadczeń oraz sprawozdawczość.
Jakie możliwości oferuje moduł i kiedy warto rozważyć jego wdrożenie? Przyjrzyjmy się jego najważniejszym funkcjom.
Czym jest moduł Szkolenia enova365?
Moduł Szkolenia enova365 jest rozwiązaniem przeznaczonym do obsługi kolejnych etapów procesu szkoleniowego. Obejmuje m.in. planowanie grup i sal, ewidencję uczestników i wykładowców, fakturowanie oraz sprawozdawczość.
Rozwiązanie pozwala obsługiwać pełny cykl szkolenia, od zgłoszenia uczestnika po końcowe rozliczenie grupy. Dzięki temu najważniejsze obszary związane z organizacją i realizacją szkoleń mogą być obsługiwane w jednym systemie.
Najważniejsze możliwości modułu Szkolenia enova365
Moduł obejmuje wiele funkcji związanych z organizacją i realizacją procesu szkoleniowego, w tym:
planowanie grup i kalendarza szkoleń,
tworzenie grup szkoleniowych,
przypisywanie wykładowców i sal,
planowanie zajęć z uwzględnieniem podziału na podgrupy,
rejestrację oraz ewidencję uczestników,
kartotekę szkoleń i wykładowców,
tworzenie umów dla wykładowców,
kalendarz dostępności sal wykładowych,
kontrolę kolizji sal i wykładowców,
edytowalne listy uczestników,
grupowy e-mail do uczestników szkolenia,
fakturowanie z płatnościami ratalnymi,
rozliczenia finansowe szkoleń,
obsługę szkoleń dofinansowanych przez UE,
generowanie zaświadczeń,
sprawozdawczość wewnętrzną i zewnętrzną.
Planowanie szkoleń, grup i terminów w enova365
Sprawna realizacja szkolenia zaczyna się od dobrego planu. Trzeba dopasować termin, wykładowcę oraz odpowiednią salę, a w przypadku większej liczby uczestników czasami również podzielić grupę.
Moduł Szkolenia enova365 umożliwia tworzenie grup szkoleniowych, przypisywanie wykładowców i sal oraz planowanie zajęć z uwzględnieniem podziału na podgrupy.
Istotnym ułatwieniem jest automatyczna kontrola kolizji dostępności. Funkcja ta ogranicza konieczność ręcznego sprawdzania dostępności sal i wykładowców podczas planowania zajęć.
Zarządzanie salami szkoleniowymi w enova365
Przy wielu szkoleniach odbywających się w różnych terminach zarządzanie dostępnością sal staje się ważną częścią procesu organizacyjnego.
enova365 udostępnia kalendarz dostępności sal wykładowych. Sale można przypisywać podczas tworzenia grup, a system umożliwia kontrolowanie kolizji ich dostępności.
Pozwala to powiązać informacje o salach bezpośrednio z planowanymi zajęciami i grupami szkoleniowymi.
Obsługa wykładowców w enova365
Kolejnym elementem organizacji szkoleń jest zarządzanie informacjami dotyczącymi wykładowców.
Moduł zapewnia m.in. kartotekę szkoleń i wykładowców, możliwość przypisywania wykładowców podczas planowania grup oraz tworzenia umów dla wykładowców.
Podczas planowania zajęć system pozwala również kontrolować kolizje dotyczące dostępności wykładowców. Dzięki temu informacje związane z wykładowcami mogą być powiązane z organizacją konkretnych szkoleń.
Ewidencja uczestników szkoleń
Organizacja zajęć to jedna część procesu. Równie ważna jest odpowiednia obsługa osób, które biorą w nich udział.
Moduł Szkolenia enova365 obejmuje rejestrację i ewidencję uczestników oraz umożliwia prowadzenie edytowalnych list uczestników.
Dostępna jest również możliwość wysyłania grupowych wiadomości e-mail do uczestników szkolenia. Dzięki temu informacje dotyczące uczestników pozostają powiązane z realizowanym szkoleniem.
Fakturowanie i rozliczenia finansowe szkoleń
Proces szkoleniowy nie kończy się na zaplanowaniu i przeprowadzeniu zajęć. Ważnym elementem są również kwestie związane z rozliczeniami.
Moduł obejmuje fakturowanie i rozliczenie finansowe szkoleń, w tym fakturowanie z płatnościami ratalnymi. Rozwiązanie obsługuje ponadto szkolenia dofinansowane przez UE.
Zakres systemu wykracza więc poza samo tworzenie terminarza i obejmuje również obsługę wybranych aspektów finansowych szkolenia.
Zaświadczenia i sprawozdawczość w module Szkolenia
Po zakończeniu zajęć pozostają jeszcze czynności związane z dokumentacją i rozliczeniem procesu.
Moduł wspiera generowanie zaświadczeń i sprawozdań związanych z procesem szkoleniowym. Sprawozdawczość wewnętrzna i zewnętrzna jest również jednym z obszarów funkcjonalnych rozwiązania.
Moduł obejmuje zatem zarówno etap przygotowania i realizacji szkolenia, jak i część czynności wykonywanych po zakończeniu zajęć.
Dla kogo jest moduł Szkolenia enova365?
Moduł Szkolenia enova365 jest przeznaczony dla organizacji prowadzących szkolenia oraz organizujących wydarzenia. Z rozwiązania mogą korzystać m.in. firmy prowadzące kursy szkoleniowe, organizatorzy wydarzeń, a także ośrodki szkoleniowe oraz przedsiębiorstwa działające zgodnie z ustawą o systemie oświaty.
Zakres funkcjonalny rozwiązania obejmuje m.in. obsługę uczestników i wykładowców, grup szkoleniowych i sal, a także fakturowanie oraz sprawozdawczość.
Moduł Szkolenia a ewidencja szkoleń pracowników
Mówiąc o szkoleniach w enova365, warto rozróżnić obsługę procesu szkoleniowego od ewidencji szkoleń własnych pracowników.
W module Kadry Płace dostępne są m.in. funkcje związane z badaniami lekarskimi i szkoleniami BHP oraz ewidencją pozostałych szkoleń i kompetencji. W obszarze zarządzania HR uwzględniane są również szkolenia i rozwój.
W kontekście Kadry Płace funkcje związane ze szkoleniami występują w wersji podstawowej i rozszerzonej.
Wersja podstawowa
Wersja podstawowa pozwala ewidencjonować:
szkolenia,
dostawców szkoleń,
ukończone szkolenia,
wnioski o szkolenia składane przez pracowników.
Funkcjonalność ta jest wskazana dla wariantów Złoto i Platyna Kadry Płace.
Wersja rozszerzona
Wersja rozszerzona uzupełnia podstawowy zakres o możliwość ewidencjonowania:
budżetów szkoleń,
ofert szkoleniowych.
Wersja rozszerzona jest wskazana dla wariantu Platyna Kadry Płace.
Rozróżnienie tych zastosowań jest istotne podczas doboru rozwiązania. Firma, która chce przede wszystkim prowadzić ewidencję szkoleń własnych pracowników, ma inne potrzeby niż organizacja obsługująca uczestników, grupy szkoleniowe, wykładowców, sale oraz finansową stronę prowadzonych szkoleń.
Wdrożenie modułu Szkolenia warto zacząć od analizy potrzeb
Każda organizacja może inaczej realizować procesy związane ze szkoleniami. Dlatego przed konfiguracją rozwiązania warto dokładnie przyjrzeć się obecnemu sposobowi pracy.
Na etapie analizy przedwdrożeniowej ERP warto ustalić m.in.:
które etapy procesu mają być obsługiwane w enova365,
kto będzie pracował w systemie,
jakie informacje mają być w nim rejestrowane,
które funkcjonalności będą potrzebne w codziennej pracy,
czy rozwiązanie ma wspierać organizację szkoleń lub wydarzeń, ewidencję szkoleń własnych pracowników czy oba te obszary.
Analiza pozwala lepiej dopasować zakres rozwiązania do rzeczywistych procesów i potrzeb organizacji. Zamiast rozpoczynać od wyboru poszczególnych funkcji, warto najpierw określić, jaki proces ma być obsługiwany i jakie cele organizacja chce osiągnąć dzięki wdrożeniu.
Moduł Szkolenia enova365 – jeden system dla wielu etapów procesu
Planowanie zajęć, dostępność wykładowców i sal, obsługa uczestników, rozliczenia czy dokumentacja to powiązane ze sobą elementy procesu szkoleniowego.
Moduł Szkolenia enova365 pozwala obsługiwać kolejne etapy tego procesu w jednym systemie, od rejestracji uczestników i planowania zajęć po rozliczenia, generowanie zaświadczeń oraz sprawozdawczość.
Zakres rozwiązania warto jednak dobrać do sposobu działania konkretnej organizacji. Szczególnie istotne jest rozróżnienie pomiędzy obsługą działalności szkoleniowej a ewidencją szkoleń własnych pracowników.
Chcesz sprawdzić, jak enova365 może wspierać procesy szkoleniowe w Twojej organizacji? Skontaktuj się z nami. Przeanalizujemy potrzeby i pomożemy dobrać odpowiedni zakres rozwiązania.
Zapraszamy na bezpłatną konsultację.
FAQ – najczęstsze pytania o moduł Szkolenia enova365
Do czego służy moduł Szkolenia enova365?
Moduł wspiera obsługę procesu szkoleniowego od rejestracji uczestników i planowania zajęć po rozliczenia finansowe, generowanie zaświadczeń oraz sprawozdawczość.
Kto może korzystać z modułu Szkolenia enova365?
Moduł jest przeznaczony dla organizacji prowadzących działalność szkoleniową oraz organizujących wydarzenia. Mogą z niego korzystać m.in. firmy prowadzące kursy szkoleniowe, organizatorzy wydarzeń, a także ośrodki szkoleniowe oraz przedsiębiorstwa działające zgodnie z ustawą o systemie oświaty.
Czy moduł Szkolenia enova365 pozwala planować sale i wykładowców?
Tak. System umożliwia przypisywanie wykładowców i sal podczas planowania grup, udostępnia kalendarz dostępności sal oraz zapewnia automatyczną kontrolę kolizji dostępności sal i wykładowców.
Czy można prowadzić listy uczestników szkoleń?
Tak. Moduł obejmuje ewidencję uczestników oraz umożliwia prowadzenie edytowalnych list uczestników.
Czy można wysyłać wiadomości do uczestników szkolenia?
Tak. Wśród funkcjonalności modułu znajduje się możliwość wysyłania grupowych wiadomości e-mail do uczestników szkolenia.
Czy moduł Szkolenia obsługuje fakturowanie?
Tak. Moduł obejmuje fakturowanie i rozliczenie finansowe szkoleń, w tym fakturowanie z płatnościami ratalnymi.
Czy enova365 obsługuje szkolenia dofinansowane przez UE?
Tak. Obsługa szkoleń dofinansowanych przez UE znajduje się w zakresie funkcjonalnym modułu.
Czy enova365 można wykorzystać do ewidencji szkoleń pracowników?
Tak. W obszarze Kadry Płace dostępne są m.in. szkolenia BHP oraz ewidencja pozostałych szkoleń i kompetencji. Funkcje związane ze szkoleniami pracowników obejmują również ewidencję szkoleń, dostawców szkoleń, ukończonych szkoleń oraz wniosków o szkolenia składanych przez pracowników.
Artykuł przygotowano na podstawie materiałów produktowych i dokumentacji systemu enova365 udostępnianych przez Soneta sp. z o.o.